rutiner

Idrottslyft/Utvecklingsplan

SUF:s utvecklingsplan styr hur Idrottslyftsmedlem får utnyuttjas. Denna budget består av två delar, en del som föreningar söker medel ur och en del som SUF finansierar projekt genom vilket kallas utvecklingsstöd. Denna sida innehåller rutiner för hur dessa projekt hanteras inom SUF.

Idrottslyft Förening

Föreningar kan göra ansökningar om Idrottslyft i IdrottOnline. Kansliet tar emot dessa och mailar till il-forening@ultimatesweden.se. Gruppen som hanterar ansökningar om Idrottslyft svarar kasliet om ansökan är godkänd, avslagen eller om kompletteringar behövs.

Idrottslyft Förbund/Utvecklingsplan

SUF driver ett antal projekt inom ramen för Idrottslyft Förbund/Utvecklingsplan. Här beskriv hur dessa projekt hanteras.

Mall för ansökan om att start ett projekt som är finansierat av utvecklingsstöd

För att starta ett projekt krävs en ansökan som innehåller de ruriker som listas nedan. Det är möjligt att först söka om att för genomför en förstudie för att sedan ansöka om att få genomföra projektet.

Läs igenom SUF:s utvecklingsplan och säkerställ att projektet passar in i denna.

Ansökan, som mailas till utvecklingsplan@ultimatesweden.se, ska innehålla följande information:

Kontaktuppgifter till projektledare
Bakgrund - Beskriv kortfattat bakgrunden till projektet.
Aktiviteter och leverabler - Vilka aktiviteter kommer att genomföras vilka konkreta resultat kommer ur dess aktiviteter.
Tidplan - När startar och slutat projektet samt när planeras förstudie vara klar och genomförande vara klart (se projektfaser nedan).
Budget - Kostnad uppdelas på huvudaktiviteter.
Risker - Vilka risker finns för att budgeten inte håller, tidplanen inte håller eller att kvalitén inte blir bra.
Resurser - Vilka kommer att arbeta i projektet. Ange både ideela resurser och de som arbetar mot ersättning.

En wordmall som kan användas för projektansökningar finns på ultimatesweden.se. Om ni vill använda ett annat format är det ok så länge informationen finns med.

Projektfaser

Projekten delas in i tre faser. Syftet med detta är att projekt startas, genomförs och avlsutas på ett kontrollerat sätt.

Förstudie/planering

När större projekt ska genomföras kan det behövas en planeringfas. Denna fas användsför att ta fram detaljerade planer och en budget för genomförandefasen.

Genomförande

Här genomförs projektets aktiviteter.

Avslutning

Projektet avslutas och det säkerställs att alla som skulle utförs är levererat och en överlämning görs i de fall som detta behövs.

Ekonomi och uppföljning

Fakturor för kostander i projekt som finansieras av utvecklingsstödet hanteras av kansliet. Fakturor skickas via mail till faktura@ultimatesweden.se eller om det inte är möjligt med post till fakturaadressen. Alla fakturor ska innehålla en projektkod. Denna projektkod får projektet när dess ansökan blir godkänd.

Fakturaadress:

Svenska Ultimateförbundet
Gullbergs Strandgata 36D
411 04 Göteborg

Mall för statusrapport

Projekt ska rapportera status via mail till SUF fyra gånger om året. Rapporter ska vara inskickade via till utvecklingsplan@ultimatesweden.se senaste följande datum

1/3
1/7
1/10
1/12

Statusrapporten ska innehålla de rubriker som anges nedan.

Övergripande status

Röd flagg - projetket ligger kraftigt efter tidplan, över budget eller har allvarliga kvalitetsproblem
Gul flagg - projektet ligger något efter tidplan, över budget eller har mindre kvalitetsproblem eller ser en risk för att detta kommer att inträffa i nästa statusrapport
Grön flagg - projektet levererar enligt polan och ser inte risker för framtida leveranser.

Ekonomi

Budget för projektet
Fakturerat
Upparbetat men ej fakturerat - viktigt att detta är med

Aktiviteter genomförda sedan föregående statusrapport

Vad har gjorts sedan föregående statusrapport.

Aktiviteter planerade fram till nästa statusrapport

Vad planeras under kommande period.

Risker och problem

Ange risker och problem som uppstått med förslag på åtgärder för att hantera problem och minimera eller undvika risker.