| Datum | Av | Ändring |
|---|---|---|
| 2018-11-11 | Jonas Colmsjö | Första utkast |
| 2019-02-25 | Jonas Colmsjö | Version 1.0 |
| 2019-03-08 | Jonas Colmsjö | Lagt in säsongskalendern som en arbetsuppgift |
SUF:s styrelse har tagit fram denna arbetsinstruktion för att styra det arbete som kanliset utför för SUF under 2019. SFF har en 100% kanslitjänst och SUF har tilldelats XX timmar per månad vilket summerar till YY timmar under 2019. Denna instruktion anger hur dessa timmar ska användas.
Kansliet ska arbeta med följande aktiviteter under 2019:
SUF har få verifikat på ett år så tidsåtgången för bokföring och bankärenden är begränsad.
Budget: 4 timmar per månad / 48 timmar för året
Klubbarna skickar in licenslister 2 gånger per år som underlag för administrationen av licenserna som görs i IdrottOnline. Detta görs i månad XX och YY.
Budget: 10 timmar i månad XX och 10 timmar i månad YY / 20 timmar för året
Uppdatering av kontaktuppgifter för klubbarna samt granskning av stadgar för nya klubbar samt registrering av dessa i IdrottOnline. Det är viktigt att SUF alltid har uppdaterade kontakter för klubbarna. De flesta klubbar har haft sitt årsmöte i april så detta är ett bra tillfälle att arbeta med detta. Kansliet ska göra följande:
Budget: 10 timmar under april månad / 20 timmar för året
Kansliet ska finnas som en resurs för landslagen. Exempel på arbetsuppgifter är att boka planer och logi för läger och hålla kontakten med arrangören. Landslagen ansvarar själva för att boka resor och boenden för tävlingarna och att hålla kontakten med sina deltagare.
SUF Landslagsgrupp har ett övergripande ansvar för alla landslag, kontakt landslag(at)ultimatesweden.se Urban Ericsson har som Ungdomslandslagschef övergripande ansvar för u-landslagen, kontakt urbanericsson.1969(at)gmail.com
SUF har följande landslag 2019:
Budget: 20 timmar under året
Följande SM-aktiviteter kommer att genomföras under 2019:
För SM har SUF behov av hjälp från kansliet med:
SM-gruppen kommer att ta fram en mer utförlig lathund kring vad som förväntas utföras av kansliet och utföraren.
Budget: XX timmar under året
Restarande tid av SUF:s budget ska läggas på att sprida Ultimatesporten. Under 2019 ligger fokus på skolaktiviteter. Arbetet består av 3 områden:
Utbildnignsansvarig inom SUF finns att tillgå för att få input kring upplägg på övningar som passar för skolaktiviteter (kontakta styrelsen för att etablera kontakt).
Budget: XX timmar per månad / YY timmar för året
Kansliet underhåller säsongskalendern.
Budget: XX timmar per månad / YY timmar för året
Följande personer har rätt att utnyttja kansliets tjänster och kan kontakta kansliet för att få arbetsuppgifter utförda:
Kanslipersonal ska stämma av planerad semester i god tid, helst ska en plan för kommande år läggas i början av året.
För 2019/2020 har kansliet begärt semester följande dagar:
Rapportering görs månadsvid till SUF:s styrelse. Månadsrapporten ska vara relativt utförlig för att SUF:s styrelse ska ha en möjlighet att hålla sig uppdaterad i kanslarbetet. Om kansliet ser att denna arbetsinstuktion behöver uppdateras kommuniceras detta via månadsrapporten.
Rapporten ska mailas till styrelsen@ultimatesweden.se första arbetsdagen i följande månad. Mallen nedan ska användas för rapporten.
Ange de aktiviteter som utförts under månaden som gått
Ange aktiviteter som planeras för kommande månad
Ange problem som gjort ett aktiviteter in kunnat utföras som planerat alt. kvalitén blivit lidande.
Ange risker som skulle kunna hindra att planerade aktiviteter genomförs alt. kvalitén blir lidande.
Ange vilka dagar under den kommande månaden som kansliet kommer att vara öppet.
Tidrapportering ska göras per vecka och tidrapporteringkoderna nedan användas. Tidrapporten ska innehålla följande:
SUF_Bank_och_bokföring
SUF_Idrottslyft
SUF_Licenser
SUF_Övrig_IdrottOnline
SUF_Ungdomslandslag
SUF_Beachlandslag
SUF_Övriga_landslag
SUF_Planering_skolaktiviteter
SUF_Genomförande_skolaktiviteter
SUF_Marknadsföring_skolaktiviteter
SUF_SM
Här är ett exempel på en rad i tidrapporten:
SUF arbetar kontinuerligt med att förbättra sina rutiner. Det är viktigt att kansliet bidrar aktivt med att höja effektiviteten och kvalitén i SUF:s service till sina medlemmar. Ange förslag på förbättringar i rutiner under denna rubrik.