rutiner
Ekonomi landslag
Det finns fyra landslagsgrupper: UL, U24, Senior och Masters vars ekonomier hanteras separat med egna bankkonton.
- ansvarig för respektive landslagsgrupp godkänner leverantörsfakturor som betalas från dessa bankkonto. Kansliet mailar respektive grupp för godkänande (mail-adresser finns på organisations-sidan )
- kostnaden bokas på respektive landslagsgrupps konto (se kontoplan 2020 i Google Drive) och betalas från dess bankkonto
- ansvarig respektive landslagsgrupp säkerställer att kundfakturor ställs ut genom att ge faktureringsppdrag till kansliet
- inbetalningar bokas som intäkt på respektive landslagsgrupps konto (se kontoplan 2020 i Google Drive)
VIKTIGT! Utbetalningar för landslag kan endast godkännas av en landslagsgreupp då det finns tillräckliga medel på för respektive landslagsgrupps konto. Om en landslagsgrupp har behov av att långa pengar görs detta enligt rutinen nedan.
Följande Swishkonton finns att tillgå. Kontakta styrelse om det finns behov av ytterligare swishkonton.
| Swish-nummer | Lag | Anslutningskonto |
|---|---|---|
| 123 335 26 63 | u17 Open | 8105-9,704 108 191-5 |
| 123 209 06 52 | u20 Dam | 8105-9,704 108 191-5 |
| 123 236 30 59 | u20 Open | 8105-9,704 108 191-5 |
| 123 448 99 93 | Senior Dam | 8105-9,704 108 194-9 |
| 123 561 06 54 | Senior Herr | 8105-9,704 108 194-9 |
| 123 260 24 31 | Senior Mixed | 8105-9,704 108 194-9 |
| 123 631 54 93 | U24 | 8105-9,704 108 193-1 |
| 123 686 19 18 | Master (Master, GM, GGM) | 8105-9,704 108 195-6 |
| 123 562 22 20 | SUF | 8105-9,964 615 290-1 |
Lån mellan SUF och landslagsgrupper
Lån från SUF till landslag ska godkännas av SUF:s styrelse. Alla lån och återbetaningar mellan SUF och landslagsgrupper ska registreras i Google Sheetet ‘Lån till landslagsgrupper’ som finns i Google Driven Ekonomi. Kansliet gör detta när överföringen görs till/från respektive konto för landslagsgruppen.
Utbetalningar
Utbetalningar från SUF görs då giltigt bokföringsunderlag presenteras. Exempel på underlag är faktura, kvitton, underlag för skatteinbetalningar, redovisning av körda mil för milersättning samt redovisning för uttag av traktamente. Kansliet skall säkerställa att giltigt bokföringsunderlag finns då utbetalningar görs. Om detta saknas ska kansliet tillfråga styrelsen och avvakta med utbetalningen tills gilitiga underlags presenterats. Om det är osäkert om underlag är giltigt skall revisorn rådfrågas. Pengar som betalats ut där giltiga bokföringsunderlag underlag saknas skall omedelbart betalas tillbaka.
Kundfakturor
Kansliet ansvarar för fakturering inom SUF. Detta inkluderar licenser, föreningsavgifter och andra faktureringsuppdrag som styrelsen ger kansliet. Betalningsfristen ska vara 30 dagar om inget annat anges i faktureringsuppdraget. Påminnelsefakturor ska skickas då betalningar inte görs i tid. Dröjesmålsränta på 8% (per år) ska tas ut samt ett påminnelseavgift på 60 Kr vid varje påminnelse. Ytterligare påminnelser skickas after 30 dagar tills dess att betalnings gjorts.
Löpande bokföring
Det finns en automatiskt koppling mellan Swedbank och SpeedLedger. Det enda som behöver matas in manuellt är:
-
uppdatering kontoplan och behöver bara göras vid enstaka tillfällen
-
vid inbetalning där man vill kunna dela upp en inbetalning till olika konton
Så här ser det när jag bokför, SpeedLedger föreslår konto och om det stämmer klickar man på OK
Om jag vill dela upp en inbetalning på olika konton ser det ut så här
faktura@ultimatesweden.se
Stripe
Kortbetalningar som gjorts via hemsidan överförs automatiskt från Stripe (betalningsleverantören) till SUF:s bankkonto. Kansliet ansvarar för att föra över betalningarna till respektive landslagsgrupps bankkonto. Det är viktigt att det framgår i betalningarna vilket landslag betalning hör till. Stripe-betalningar ska bokföras tillsammans med övriga verifikat vi slutet av månaden.
-
Logga in och välj Payments och sedan Export.
-
Välj senaste månaden och alla kolumner och sedan export.
Leverantörsfakturor
SUF:s leverantörsfakturor hanteras av kansliet. Fakturor skickas via mail till faktura@ultimatesweden.se eller om det inte är möjligt med post till fakturaadressen. Leverantörsfakturor som kommer med post scannas in av kansliet och mailas till faktura@ultimatesweden.se. På detta sätt får styrelsen veta att fakturan kommit och den sparas även automatiskt på Google Drive.
Fakturor som ska belasta projekt ska ha en projektkod som referens som projekten tilldelas när de godkänns.
Kansliet mailar för attest av fakturor. Mailet ska innehålla belopp och konto som kostnaden ska tas på (alt. en fråga om kansliet inte vet vilket konto en faktura ska belasta).
Fakturaadress:
Svenska Ultimateförbundet
Gullbergs Strandgata 36D
411 04 Göteborg
Betalning av leverantörsfakturor
Betalningar får endast göras till godkända levertantörer. Registerutdrag för godkända leverantörer finns på Google Drive Ekonomi. Om det saknas registerutdrag ska detta göras innan betalning görs.
Om det kommer in fakturor som inte är godkända ska mail skickas till faktura@ultimatesweden.se för att få leverantören godkänd.
Fakturor som belastar utvecklingsplanen ska vara försedda med en referens till en projektkod. Giltiga projektkoder finns på Google Drive
Nya leverantörer
Alla leverantörer som SUF använder sig av måste vara registrerade som arbetsgivare. Detta kontrolleras enkelt på skatteverkets hemsida
Info om F-skatt och sociala avgifter för enskild firma finns här.
Rapportering
Inmatning av verifikat ska vara gjort senast 5 arbetsdagar efter månadens slut. När alla verifikat är Inlagda ska en resultat- och balansräkning läggas upp Google Drive Ekonomi i mappen Rapporter. Även en huvudbok ska tas ut och läggas i mappen Rapporter. I mappen Kontoutdrag i Google Drive Ekonomi ska bank-kontoutdrag för årets alla transaktioner för bankkonton för landslagen (UL, U25, Senior och Masters) samt huvudkkontot läggas.